Adjoint chargé de projet

Notre client est une importante entreprise canadienne de restauration après dégâts et de rétablissement après sinistre pour les propriétés résidentielles et commerciales. Il est présent dans plusieurs provinces du Canada avec plus de 40 bureaux. Il propose plus de services et solutions de rétablissement que toute autre entreprise de restauration au Canada pour les propriétés ayant des dégâts causés par l’eau, le feu, une tempête ou de la moisissure.

Il est à la recherche d’un adjoint au chargé de projets d’expérience pour son équipe.

Profil du poste :

L’adjoint au chargé de projets apporte son soutien au chargé de projets ; à cette fin, il coordonne les activités liées à tous les projets. Il a pour fonctions principales d’assurer la continuité et l’efficacité de chaque projet, du début à la fin, en communiquant clairement avec toutes les parties concernées. L’adjoint au chargé de projets gère une multitude de projets dans un environnement où les activités se déroulent à un rythme rapide et est ouvert aux changements et aux défis constants. Le candidat idéal possède un très grand sens de l’organisation et la capacité de gérer plusieurs projets à la fois sans que l’on ait à lui communiquer des directives au quotidien.

Tâches :

Communiquer de façon efficace avec les propriétaires, les gestionnaires, les locataires, les sous-traitants et les experts en sinistres.
Aider le chargé de projets à mener à bien le cycle complet des projets qui lui sont confiés, du début à la fin, y compris la réception du paiement si nécessaire.
S’assurer que tous les documents relatifs à un projet ne contiennent aucune erreur et sont téléversés dans les systèmes internes et externes de sinistres.
Contribuer au projet en assurant la communication et les interactions avec les clients.
Veiller à obtenir du client les formulaires d’autorisation des travaux, les formulaires Cession de créance ou formulaires de satisfaction des travaux et tous les autres documents nécessaires.
Veiller à ce que les tâches liées aux bons de travail et les bons de commande soient remplis et téléversés en temps voulu.
Faire en sorte que les factures soient établies avec précision, conformément aux protocoles du client.
Prendre en charge les créances en souffrance.
Assurer la liaison entre le client et le chargé de projets pour garantir la réussite des projets.
Répondre aux questions et aux préoccupations tout au long du projet.
S’acquitter des tâches qui lui sont confiées par le chargé de projets pour répondre aux besoins des projets.
Connaître tous les aspects de la portée des travaux de manière à pouvoir fournir une aide adéquate au chargé de projets.
Assurer le suivi des modifications apportées aux projets et produire des calendriers actualisés.
Passer en revue les renseignements liés aux projets et établir les calendriers en temps voulu.
Suivre l’évolution de tous les projets nouveaux et en cours et tenir des notes à jour.
Coordonner les travaux d’atténuation ou de restauration avec le personnel interne et les corps d’état du second œuvre.
Préparer ou modifier les documents internes de portée des travaux, les devis, les budgets, les lettres, les télécopies, les notes et les courriels.
Classer tous les documents relatifs aux projets comme il se doit (copies papier et électroniques).
Organiser, compiler et soumettre les documents de soutien à l’achèvement du projet.
Soumettre au client tous les renseignements requis, suivant les directives du chargé de projets.
Rendre compte de toutes les questions au chargé de projets.
Être en mesure d’assurer la couverture à court terme des projets si le chargé de projets doit s’absenter ou qu’il part en vacances.
Effectuer le remplacement à la réception, au besoin.
Assurer la prestation d’un service à la clientèle d’excellente qualité.
Travailler avec des contraintes de temps afin de respecter des échéanciers précis.
Avoir le souci du détail et le sens aigu de la protection des biens et des renseignements d’autrui.
Participer à la détermination des principes et pratiques en matière de santé et de sécurité et comprendre ceux-ci ; suivre toutes les politiques et procédures connexes afin de favoriser la santé et la sécurité au travail, y compris l’utilisation sécuritaire des machines et du matériel.
Respecter toutes les politiques et procédures de l’entreprise, ainsi que toutes les exigences prévues par la loi.
Communiquer en amont à la personne compétente l’état des chantiers et les préoccupations qui ont ou sont susceptibles d’avoir une incidence sur la réalisation des travaux.
Assister à tous les cours de formation financés par l’entreprise.

Compétences, formation et qualités recherchées

Cours d’administration de niveau postsecondaire ou certification
Expérience de 2 ans en tant que secrétaire ou adjoint(e) administratif (ve), de préférence dans le domaine de la construction ou de la rénovation. Une formation sera offerte aux candidats n’ayant pas d’expérience dans ces domaines.
Bilinguisme de préférence (français et anglais). Excellentes compétences en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit en français. L’anglais oral fonctionnel peut être considéré.
Connaissance des logiciels : Xactimate et XactAnalysis (atout). Une formation sera offerte aux candidats n’ayant pas de connaissance de ces logiciels.
Expérience de niveau intermédiaire des programmes de la suite Microsoft Office tels qu’Excel, Word et Google Suite sur ordinateur, tablette ou iPad
Expérience de base de l’utilisation d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un iPad
Compétences de base en mathématiques administratives et comptables (atout)
Aptitude à gérer l’information sensible de façon appropriée et à en protéger la confidentialité
Grande capacité à respecter les échéances
Intégrité, honnêteté et responsabilité jumelées à un désir de s’impliquer dans une équipe
Très grand sens de l’organisation et souci du détail
Compréhension englobant tous les aspects du service à la clientèle et des principes et pratiques connexes
Capacité à travailler au sein d’une équipe ou de façon autonome, selon les besoins
Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément
Aptitude à travailler dans un environnement dynamique
Minutie et souci du détail dans toutes les tâches effectuées
Attitude professionnelle, autonomie, enthousiasme et esprit d’initiative
Aptitude à conduire un véhicule motorisé conformément à la politique sur les véhicules de la compagnie
Consentement à travailler les soirs, sur appel et les weekends, sur demande
Possibilité de déplacements périodiques
Vérification du casier judiciaire

Exigences physiques

Vous devez avoir la force physique pour déplacer des boites administratives remplies de documents.

Rémunération et avantages :

Salaire compétitif pouvant aller entre 40K et 55K selon expérience et compétences avec possibilité de bonus selon le poste
Régime d’avantages sociaux (soins dentaires et médicaux)
Programme généreux de REER
Programme de bien-être complet comprenant un soutien financier, des services de santé, une gestion du stress, et un équilibre travail-vie personnelle
Opportunités de développement professionnel et de formation continue

RÉF : 5082

Pourquoi ne pas discuter de cette opportunité ensemble et ainsi prendre en main votre carrière ? D’autres postes sont aussi disponibles si ceci ne correspond pas à vos attentes. Au plaisir de vous rencontrer bientôt !

Dans le but d’accélérer le traitement de votre candidature, s’il vous plaît faire suivre votre CV directement à mon courriel katia@delemploirecrutement.com avec mention du numéro d’annonce et aussi présenter celui-ci en Word pas de PDF. Merci

Katia Rivas
Conseillère en recrutement
Spécialisée secteurs administration/assurances
Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc.
2001, boulevard Robert-Bourassa, Suite 1700
Montréal (Québec) H3A 2A6
(514) 845-6800 poste 2
katia@delemploirecrutement.com

Seules les candidatures retenues seront contactées.

Note : L’usage du générique masculin a pour seul but d’alléger la lecture du texte. Diane Egan Langevin Emploi Recrutement et Associés Inc. est un employeur offrant l’égalité professionnelle. Les CV reçus par courriel sont traités en priorité. Aucuns frais applicables, nos honoraires sont des frais d’opération pour les employeurs déductibles d’impôt. Vous pouvez être assuré que votre CV sera tenu confidentiellement et présenté uniquement aux employeurs potentiels lors de la réception de votre accord préalable.